Vous envisagez de changer de locaux, ou de réaménager vos locaux d’entreprise ? Il ne s’agit pas d’un simple projet de décoration d’intérieur. Notre conseil : faites appel à un professionnel pour réaliser vos travaux. En effet, l’aménagement de vos nouveaux bureaux est déterminant dans la réussite de votre entreprise. Nous vous expliquons pourquoi.
Repensez votre espace de travail !
I] Pourquoi confier l’aménagement de vos bureaux à un professionnel ?
L’aménagement des bureaux est aussi important que l’aménagement de la maison. Comme tous les collaborateurs y passent une grande partie de la journée, l’attention que vous devez y prêter est primordiale pour que chacun s’y sente bien. Les bureaux doivent être conviviaux, mais ils doivent aussi être propices à la concentration et au travail en équipe. Pour parvenir à créer un espace aussi agréable possible, il faut penser à tout, du sol au plafond ! Une société spécialisée possède ce savoir-faire et pourra intervenir quels que soient vos besoins : travaux au sol, électricité, isolation, plomberie, mise en conformité… Tout le monde en tirera les bénéfices !
Gagnez du temps
Vous voulez mettre en place un réaménagement de vos locaux, mais vous êtes inquiets des délais et de la charge de travail supplémentaire ? Pas de panique : l’aide d’un architecte « space planner » vous fera gagner du temps, pendant que vous pourrez vous concentrer sur votre activité professionnelle.
Spacer Planner : définition
Le rôle du space planner (ou planificateur d'espace en français) consiste à transformer un espace sous-utilisé (voire inutilisé) en un espace fonctionnel, et élégant. Dans un contexte d'aménagement de bureaux pour une entreprise, le rôle du space planner consiste donc à proposer des solutions de réagencement qui prenne en considération les utilisations actuelles et futures des bureaux, tout en permettant de les utiliser plus efficacement.
Une tâche très importante donc, quant on connait le prix de chaque m² d’espace de bureau dans les grandes villes !
Le space planner s’occupera généralement de la globalité du suivi de votre projet : livraison et installation du nouveau mobilier, des équipements informatiques, de la sécurité… Voilà un gain de temps et d’énergie assuré ! Vous serez informé suffisamment en avance de la date de livraison de votre projet, vous pourrez ainsi aménager l’emploi du temps de vos collaborateurs en fonction de ce délai.
Optimisez vos espaces
L’expertise des professionnels de l’aménagement de bureaux vous assure une optimisation de l’espace de l’entreprise dans son ensemble. Ces experts répondront à votre demande en exploitant judicieusement chaque mètre carré en fonction des besoins que vous aurez définis lors de la phase de conception du projet. Qu’il s’agisse de repenser l’image que votre entreprise souhaite véhiculer, de son type d’activité ou encore de son nombre de salariés, ils sauront mettre en avant vos besoins. Une meilleure distribution des différents services et départements de l’entreprise simplifiera l’accueil des clients et des partenaires, ainsi que la collaboration entre les salariés.
Améliorer le quotidien de vos équipes
Si le lien entre bien-être au travail et optimisation de la productivité est depuis longtemps connu, celui entre bien-être au travail et importance du confort des aménagements professionnels commence à faire parler de lui aussi. En effet des études scientifiques sont venues confirmer que plus les employés se plaisent dans leur espace de travail plus ils améliorent leurs performances. Le sentiment de bien être au travail ne passe pas seulement par l’humain (techniques de management), il passe aussi par la création d’un espace professionnel agréable et convivial. L’aménagement des bureaux est alors un des atouts primordiaux du bien-être au travail.
Dénichez le prestataire idéal pour tous les travaux dans votre entreprise !
II] Les trois règles d’or de l’agencement d’espace professionnel
Aménager ses bureaux se fait en plusieurs étapes ! Ne cherchez pas à reproduire un modèle existant car cela ne correspondra pas forcément à ce que vous recherchez. Un professionnel vous guidera pas à pas dans votre démarche afin que vos bureaux deviennent un atout marketing. Il faudra d’abord étudier l’espace : quelles sont les mesures des lieux ? combien de collaborateurs sont-ils concernés ? Quelles sont les activités de l’entreprise ?
Une fois les réponses à ces questions obtenues, il sera ensuite temps d’établir un cahier des charges précis qui fixera les éléments clés de l’identité visuelle que vous cherchez à obtenir : choix des couleurs, choix des meubles et de leur agencement, position du logo ou du nom de l’entreprise… Enfin, pour que ces travaux d’amélioration produise l’effet escompté, il est très important de consulter les utilisateurs des lieux. Cela favorisera leur sentiment de loyauté et d’appartenance à l’entreprise et accentuera votre marque employeur. Vous aurez créer un espace dans lequel les employés aimeront se rendre pour travailler.
Règle #1 : anticipez vos besoins futurs
Gardez toujours en tête la notion de modularité et anticipez les évolutions possibles de votre société ! Ne restez pas sur une vision immuable, et prévoyez à l’avance le recrutement de nouveaux collaborateurs et l’obsolescence de vos équipements. Cette modularité sera un précieux gain de temps lorsque votre entreprise changera de taille ou de technologies, et qu’il faudra réviser en partie le plan d’aménagement.
Règle #2 : favorisez les espaces collaboratifs
C’est un fait, les nouvelles formes d’organisation du travail en entreprise visent à rationaliser les postes de travail, et donc à en diminuer le nombre. C’est notamment le cas du flex office (de plus en plus répandu dans les jeunes entreprises) qui vise à répartir par usage les différents postes de travail, là où traditionnellement les salariés occupent un poste fixe qui leur est attribué. L’objectif étant de réduire les coûts et de rationaliser l’espace (ce qui peut être un avantage lorsque vous déménagez).
Cependant, créer des espaces plus collaboratifs (cafétéria, bibliothèque, salles de réunions diverses) permettra de contrebalancer cet état en prenant soin de la vie en collectivité. Le comportement collectif du salarié se verra en effet encouragé par la création de ces différents espaces collaboratifs. Néanmoins, il ne faut pas oublier de penser aux espaces privés dont chacun peut avoir besoin au cours de sa journée : vous pouvez par exemple imaginer des bulles phoniques pour ceux qui ressentent la nécessité de s’isoler.
Règle #3 : limitez vos coûts
L’immobilier est une charge importante pour la plupart des entreprises (loyer ou remboursement du prêt). Or dans certaines entreprises, le taux d’occupation des bureaux atteint péniblement les 50% sur l’année. S’il est, comme nous l’avons vu, judicieux d’anticiper les besoins futurs de votre entreprise en optant pour des bureaux plus grands, l’espace non utilisé peut soit être provisoirement loué (à des entreprises tiers) soit consacré à des environnements de travail diversifiés et des services aux salariés ! Par exemple, créez une salle de créativité ou une « quiet room ».
III] L’aménagement de bureau : les normes à respecter
Si vous rénovez, ou réaménagez vos locaux, profitez-en pour vous assurer que toutes vos installations sont en conformité. En cas de non conformité, cette période de travaux vous permettra de vous remettre aux normes en matière d’éclairage ou de sécurité incendie.
L’éclairage
De nombreuses études le prouvent : un éclairage de mauvaise qualité génère stress et fatigue pour vos employés. En suivant les directives de la loi sur les normes d’éclairage, vous fournissez aux employés un environnement de travail optimal, propice au bien-être, au sein duquel ils travailleront mieux et seront plus productifs.
Les locaux de travail doivent autant que possible disposer d’une lumière naturelle suffisante ou à défaut d’un éclairage artificiel adapté. La législation française encadre d’ailleurs strictement l’éclairage des bureaux. C’est notamment le cas des normes NF EN 12 464 et NF X 35-103, ainsi que de l’article R4223-3 du Code du travail.
Dans l’optique du réaménagement de vos bureaux, il faudra donc veiller à ce que les postes de travail soient dotés de lumières aux normes. Ainsi, pour les tâches de bureau, les seuils d’éclairage à respecter sont les suivants (l’unité d’intensité lumineuse est exprimée en lux) :
– 120 lux pour un poste de travail classique, dans une pièce sans ouverture aux murs clairs
– 500 lux pour le travail sur écran, l’écriture et le traitement de données
– 500 lux également pour les salles de conférence ou de réunion
– 750 lux pour le dessin industriel
La protection incendie
Quatre systèmes de protection et de prévention doivent être mis en place dans les locaux contre les risques d’incendie :
– Un système d’alarme accompagné de consignes de sécurité, affichées à proximité. Il faut veiller à planifier un contrôle périodique des installations, tous les six mois, et à organiser régulièrement des exercices d’évacuation.
– Un dispositif de désenfumage mécanique ou manuel est obligatoire si la surface au sol de vos locaux est supérieure à 300 m², et supérieure à 120 m² pour les sous-sols.
– Une évacuation en cas d’incendie : issues de secours (leur nombre pouvant varier selon la taille des effectifs de l’entreprise)
– Un nombre suffisant d’extincteurs (qui doivent être contrôlés annuellement)
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Le monde de l’entreprise a beaucoup changé ces dernières années. Les changements mis en place sont allés de pair avec de nouvelles façons de travailler et de nouveaux besoins pour les salariés. Les experts du domaine de l’aménagement ont pris en compte ces paramètres d’évolution pour vous proposer les services les plus proches possibles de vos besoins en matière d’adaptabilité et de fonctionnalité de vos locaux.
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