Comment réussir l'agencement de votre Open Space ?

Vous souhaitez changer de locaux professionnels et en profiter pour modifier radicalement l’agencement de vos bureaux ? De plus en plus de vos collaborateurs sont en télétravail, vous voulez donc en profiter pour vous diriger vers le flex office ? Eh oui, pour vous, l’open space et l’absence de bureaux attribués est la solution à vos dépenses exorbitantes en matière de loyer !

C’est une idée séduisante pour laquelle de nombreuses entreprises ont déjà sauté le pas. Pour en faire de même et rattraper votre retard organisationnel, la meilleure solution est encore de faire une demande de devis sur Dr. Ginkgo. En effet, notre comparateur en ligne vous aidera à choisir le bon space planner ou bureau d’étude afin de réussir votre déménagement…

Vos locaux ne répondent plus à la philosophie de votre entreprise ? Vous souhaitez mettre en place un agencement plus propice à la collaboration ? Il est donc essentiel de pouvoir comparer gratuitement et rapidement différents prestataires !

En réalisant une simulation sur notre comparateur en ligne Dr. Ginkgo vous obtiendrez en quelques clics les devis de nombreuses sociétés de space planning. Chaque devis qu’on vous propose est établi à partir des informations que vous renseignez dans le formulaire. Des devis personnalisés qui vous donneront une idée précise du coût d’un tel chantier pour votre entreprise…

I] Les trois règles d’or de l’agencement d’Open Space

Vous souhaitez organiser vos locaux actuels ou de nouveaux bureaux en open space. Sachez qu’il est important de respecter 3 règles importantes afin que cette nouvelle organisation soit la mieux adaptée à votre entreprise et au bien-être de vos collaborateurs…

Règle #1 : anticiper les espaces de travail dès votre recherche de bureaux

Ce n’est pas le jour où vous aurez loué ou acheté des locaux que vous devrez commencer à imaginer, seul ou avec un bureau d’étude, à l’organisation et à l’emplacement des différents postes de travail. En effet, c’est un processus qui doit être pris en considération dès la recherche de bureaux !

N’hésitez pas également lors des visites ou lors d’une contre-visite, si l’emplacement vous convient, de vous faire accompagner d’un spécialiste de l’aménagement de locaux professionnels que l’on appelle un space planner. Il pourra vous aider et vous aiguiller afin que vos bureaux incarnent au mieux votre stratégie d’entreprise.

Si vous avez besoin de faire du space planning, vous trouverez facilement le prestataire idéal sur notre comparateur en ligne, Dr. Ginkgo. Notre formulaire vous aidera à trouver la perle rare au meilleur prix…

Règle #2 : favorisez les espaces collaboratifs

Une fois les locaux validés, avec l’aide du space planner ou du bureau d’étude, il vous faudra rationaliser les postes de travail pour en diminuer le nombre et surtout faire la part belle aux espaces plus collaboratifs et cela va de la cafétéria, à la bibliothèque, et aux salles de réunions en passant par des bulles phoniques pour ceux qui ressentent le besoin de s’isoler !

L’important reste évidemment de favoriser les espaces collaboratifs ou mieux encore le flex office si vous souhaitez que chaque matin les cartes soient redistribuées. On vous rappelle en effet que le travail collaboratif est la clé de la réussite de votre entreprise.

Parmi les bénéfices :

– Gain de temps,
– Flexibilité et réactivité,
– Amélioration de l’ambiance au travail,
– Partage de connaissances,
– Augmentation de la productivité,
– Partage des responsabilités.

Règle #3 : Test & Learn

Enfin, tout doit se faire en collaboration avec vos salariés, c’est à ce prix qu’ils épouseront au mieux les changements organisationnels. Pour cela mettez en place une phase pilote, que l’on appelle le “Test & Learn”.

Pendant cette phase vous aurez le temps d’avoir un retour d’expérience et de constater, in situ, de ce qui fonctionne et de ce qui marche moins bien. Entre la conception et le déploiement du projet, comptez en moyenne un peu plus d’un an de travail ! C’est une période importante ou vos collaborateurs pourront exprimer leurs attentes, leurs craintes et avoir le temps de s’adapter à votre démarche.

II] Les atouts de l’Open Space

Adoré par certains, détesté par d’autres, l’open space est entré dans les mœurs et offre tout de même de nombreux atouts. Découvrons-les…

Des espaces optimisés, des coûts réduits

En premier lieu, c’est indéniable, l’open space permet d’optimiser la surface de vos locaux. C’est important quand on sait que le poste “immobilier” est bien souvent un poste très coûteux pour les entreprises.

Vous pouvez alors consacrer l’espace gagné à la création de différentes atmosphères de travail et surtout à des services dédiés à vos collaborateurs. Vous devez en effet pouvoir travailler en groupe, mais aussi individuellement, disposer de lieux plus calmes (quiet room) et d’autres plus festifs. Beaucoup d’entreprises créent aussi des zones de créativité, de détente, etc.

Et nous l’avons déjà vu, vous pouvez même aller encore plus loin en ayant recours au flex office, une organisation qui ne définit pas de poste fixe à chaque salarié. Une politique qui a le vent en poupe, plus encore depuis que le télétravail s’est grandement développé.

Pas de routine, bien-être à la hausse

La création de zones aux ambiances différentes ou le recours au flex office permet aussi d’éviter la routine. C’est un plus managérial énorme de pouvoir offrir à ses collaborateurs des locaux qui s’adaptent à la fois à leur tâche et à leur humeur, qu’ils aient besoin de calme, de se détendre entre collègues ou d’organiser une mini conférence impromptue !

C’est aussi un mode organisationnel qui épouse les modes de travail actuels qui sont devenus plus collaboratifs, moins rigides et moins protocolaires. Un atout quand on sait que le bien-être favorise beaucoup la productivité !

III] Agencement des Open Space : les normes à respecter

Si l’open space est très tendance, il est important de respecter quelques règles afin de faciliter la vie au travail de vos collaborateurs qu’il s’agisse de la taille des locaux, de l’éclairage ou des normes de sécurité…

Taille des locaux

Concernant la taille des locaux, la réglementation est régie par la norme NF X 35-102. Que précise-t-elle ? Pas d’obligation, mais cette norme recommande un espace minimum de :

– 10 m² pour 1 personne seule
– 11 m² par personne dans un bureau collectif

Enfin, si l’espace collectif est bruyant (utilisation récurrente du téléphone), il faut alors prévoir au minimum 15 m2 par personne !

On retiendra aussi que le Code du Travail précise que “les salariés doivent disposer d’une liberté de mouvements suffisante”. Dans les faits, l’INRS, l’Institut Nationale de Recherche et de Sécurité, préconise un plan de travail de 120 cm de longueur, 80 cm de profondeur et 72 cm de hauteur et un espace pour les jambes d’au moins 75,5 cm.

Eclairage

Pour le confort de vos salariés, il est aussi important de respecter les normes d’éclairage. Sur ce point la loi est aussi très précise, il faut dire que cela à une réelle influence sur le niveau de bien-être et de performance des employés.

Ainsi, la norme NF X 35-103 précise que 120 lux sont nécessaires pour un poste de travail classique (soit une ampoule de 100 Watts installée à deux mètres de hauteur). En revanche, la loi précise qu’il faut 500 lux en ce qui concerne le travail sur écran !

Sécurité incendie

Autres normes importantes, celles concernant les risques d’incendie. Sachez que la loi française prévoit 3 procédures principales en ce qui concerne l’agencement des open space :

– Vous devez obligatoirement installer un dispositif de désenfumage mécanique ou naturel si vos locaux ont une surface au sol de plus de 300 m2 (120 m2 pour un sous-sol).
– Obligatoire également, vous devez initier un plan d’évacuation. En dessous de 20 salariés, une issue de secours d’au moins 90 cm de large doit être installée, ainsi que des extincteurs. Au-delà de 20 salariés, il vous faudra installer des issues de secours supplémentaires.
– Enfin, pensez aussi à un système d’alarme. Des consignes de sécurité doivent également être affichées et n’oubliez pas de programmer des contrôles tous les 6 mois, ainsi que des exercices réguliers d’évacuation par le personnel.

Vous connaissez à présent les points importants afin de réussir l’agencement de votre open space ou de votre espace de flex office, il ne vous reste plus qu’à trouver le ou les prestataire(s) qui donneront vie à vos envies. Pour cela, vous pouvez dès à présent remplir le formulaire Dr. Ginkgo !

Très rapidement, vous recevrez les devis de différents prestataires spécialisés dans la conception et l’agencement d’open space. En effet, en moins d’une minute et en une seule demande, Dr. Ginkgo est capable de faire le tour du marché et de vous dire quel devis correspond le mieux à vos besoins !