Vos locaux sont trop petits ou mal agencés, vous souhaitez donc en changer et réaliser un aménagement fonctionnel ? Vous hésitez encore entre un immense open space, des bureaux individuels ou même le flex office ? Celle ou celui qui a les cartes en main est votre futur space planner. Un métier récent et en plein boom, il n’est donc pas toujours évident de trouver le bon professionnel pour vous accompagner dans l’aménagement de vos bureaux professionnels !
Et ne nous y trompons pas, il n’est pas là uniquement pour choisir la couleur des couloirs. Aménager ou réaménager des locaux professionnels est un travail de longue haleine qui requiert des connaissances techniques solides. Alors comment trouvez celle ou celui qui vous accompagnera pendant ces longs mois de travaux ? Faites-nous confiance en demandant des devis en ligne sur notre comparateur ultra performant, Dr. Ginkgo !
Comme de très nombreuses entreprises avant vous, notre comparateur vous aidera à choisir le bon space planner, architecte ou bureau d’étude afin de réussir l’aménagement de vos bureaux. En réalisant une simulation en ligne, vous obtiendrez de très nombreux devis. Chacun est établi à partir des informations que vous renseignez dans le formulaire.
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I] Les trois règles d’or de l’aménagement de bureaux ou locaux professionnels
Vous voilà décidé à aménager vos bureaux différemment ? Sachez qu’il est important d’en connaître les 3 règles d’or :
Règle #1 : confiez l’aménagement de vos bureaux à un professionnel
C’est la règle numéro 1, vos bureaux méritent que vous vous fassiez accompagner, soit par un bureau d’étude, soit par un space planner car cela demande des compétences et une attention de tous les instants.
Assurément, vous gagnerez du temps. Mieux encore, votre prestataire vous donnera la date de livraison des locaux, vous pouvez donc organiser l’emploi du temps de l’entreprise en fonction de ce délai ! On peut résumer ainsi ce gain de temps : ne pensez qu’à votre entreprise, le space planner s’occupe de tout le reste !
Et puis ce professionnel va aussi vous permettre d’organiser et d’optimiser vos espaces. Dans un tel projet, chaque mètre carré doit être exploité intelligemment. Le professionnel que vous avez engagé va donner vie à vos envies !
Enfin et c’est loin d’être négligeable, votre prestataire va assurer le suivi de votre projet. De la prise de contact à la livraison des locaux, il sera à vos côtés afin que tout se déroule au mieux et dans les meilleurs délais.
Règle #2 : mettez le bien-être des salariés au cœur du projet
Faire appel à un professionnel de l’aménagement des bureaux, c’est aussi mettre vos collaborateurs au cœur de votre projet car le but de ce space planner sera d’offrir à vos employés les meilleures conditions de travail possible pour un épanouissement optimal !
En effet, dans un espace flambant neuf pensé et optimisé, le bien-être des salariés au travail est à la hausse. Que ce soit grâce à la partie de babyfoot, au coin bibliothèque ou à la salle de repos, le stress redescend et le moral, lui, remonte. Le tout dans un cadre de travail agréable ! La conséquence ? Un impact visible sur la productivité, et surtout, sur la communication entre employés !
Règle #3 : Test & Learn
3ème règle d’or : faire participer vos collaborateurs à ce grand changement qu’est la prise de possession de nouveaux locaux ou du réaménagement des locaux actuels. Pour que vos salariés ne soient pas trop perdus et acceptent cette (r)évolution, il est essentiel d’y aller par pallier en mettant en place une phase pilote (Test & Learn).
C’est une phase que vous mènerez avec votre prestataire (space planner, bureau d’étude, architecte, etc.) afin d’avoir le maximum de retour d’expérience et de faire le point sur ce qui est facilement assimilé par vos collaborateurs et ce qui pose plus problème. Comptez en moyenne un peu plus d’un an de travail…
II] Aménagement de locaux ou bureaux : les critères à prendre en compte
Avec votre space planner, il vous faudra prendre en compte un certain nombre de critères essentiels à la réussite du projet. Impossible en effet de vous dire au bout de quelques mois que vous avez fait de mauvais choix…
Il est tout d’abord essentiel de trouver le bon équilibre entre les besoins de l’entreprise et les besoins personnels de vos employés. Il vous faut donc faire un choix entre des bureaux individuels et des open spaces et même si vous souhaitez vous diriger vers le flex office qui n’assigne aucune place précise à vos collaborateurs qui peuvent ainsi s’installer quotidiennement où ils le souhaitent. La meilleure solution est souvent de mettre en place des bureaux ouverts, agrémentés de zones de silence.
N’hésitez pas aussi à investir dans la décoration de vos bureaux. Non, ce n’est pas une option, cela fait désormais partie des éléments essentiels pour le bien être de vos collaborateurs et pour pouvoir recruter sereinement de nouveaux salariés. De nos jours, les bureaux ont un environnement mixte, entre style de vie et travail. Le but est d’offrir plus de confort et de commodités à vos employés !
Il vous faudra enfin faire le grand écart entre modernité et retour aux sources. Non, il n’y a là rien d’incompatible, la plupart des startups ont réussi ce pari ! N’hésitez donc pas à investir dans les dernières “nouvelles technologies” (elles facilitent le quotidien) et en même temps soyez responsable écologiquement. Pour cela, recyclez vos anciens meubles, construisez avec des matériaux écoresponsables et pourquoi ne pas aménager un potager sur le toit ?
Changer de fournisseur n'a jamais été aussi simple !
III] Les normes à respecter pour l’aménagement de vos bureaux professionnels
Se faire accompagner lors de cette mue de votre entreprise en lieu convivial et collaboratif est essentiel car vous devez prendre en compte de nombreuses normes qu’il est préférable de bien connaître. Et qui mieux qu’un professionnel pourra vous permettre de réussir avec brio les visites des commissions de sécurité et de la médecine du travail par exemple !
Taille des locaux
C’est un fait, le Code du Travail ne fixe aucune surface minimale par employé. En revanche, il impose des exigences de sécurité et d’hygiène puisqu’il précise bien que “l’espace de travail du salarié doit lui permettre de disposer d’une liberté de mouvement en hauteur et en surface suffisante”. Alors pour faire au mieux la plupart des entreprises applique la norme Afnor NF X 35-102. Que dit-elle ?
Cette norme recommande un espace minimum de travail de 10 m2 par personne (et de 15 m2 si l’espace est bruyant). Elle précise aussi qu’il est préférable de ne pas dépasser 5 personnes ayant un travail homogène avec des objectifs communs.
Au-delà de cet espace de vie individuel, l’AFNOR conseille aussi une largeur minimale de 80 cm pour permettre le passage d’une personne et de 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser ! Précisons d’ailleurs aussi que tous les espaces de travail doivent être accessibles aux travailleurs handicapés (mobilité réduite, fauteuil roulant, malvoyants, malentendants, déficients mentaux).
Eclairage
L’éclairage est aussi un point important car il joue beaucoup sur le moral et le bien-être de vos collaborateurs. Ainsi l’éclairage des bureaux doit éviter la fatigue visuelle et les lampes doivent être réglables pour pouvoir s’adapter au poste de travail.
A retenir
Alors quelle lumière offrir à vos salariés ? Sachez que le niveau d’éclairage minimum est :
– de 120 lux pour les locaux de travail, les sanitaires et les vestiaires,
– de 60 lux pour les entrepôts et les escaliers,
– de 40 lux pour les couloirs,
– de 200 lux pour les locaux aveugles.
Attention, les médecins du travail sont aussi très vigilants sur les contre-jours qui fatiguent les yeux. Ne mettez donc pas d’écrans d’ordinateur face ou dos à une fenêtre !
Sécurité incendie
Concernant la sécurité incendie, 3 niveaux de prévention sont obligatoires afin de permettre l’évacuation rapide du personnel en cas d’incendie. La loi prévoit ainsi l’obligation d’installer un système de désenfumage naturel ou mécanique lorsque les locaux font plus de 300 m2 (plus de 100 m2 pour les sous sols).
Le code du travail précise aussi qu’il faut un nombre suffisant d’issues de secours. Si l’effectif est inférieur à 20 collaborateurs, une issue de 90 cm de large suffit. Prévoir aussi d’installer au minimum un extincteur par étage. Au-delà de 20 salariés, il faut aménager d’autres sorties ou des moyens d’évacuation complémentaires. Enfin un système d’alarme est obligatoire et des consignes de sécurité doivent être affichées dans les locaux.
Vous le voyez, se faire accompagner dans l’aménagement de ses bureaux n’est pas un luxe, mais quasiment une obligation. C’est pourquoi Dr Ginkgo tient à vous aider dans vos démarches. Comment ? En utilisant notre comparateur en ligne !
Ainsi, dès à présent, vous pouvez remplir notre formulaire. Très rapidement vous recevrez des devis de différents space planners ou bureaux d’étude. En moins d’une minute et en une seule demande, vous serez en effet le récipiendaire d’un plusieurs dizaines de devis.
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